La facilitación empresarial refiere al conjunto de tareas necesarias para llevar a cabo una reunión productiva e imparcial entre dos partes. La facilitación empresarial satisface las necesidades de cualquier grupo que se reúna con un propósito común, ya sea tomar una decisión, resolver un problema o simplemente intercambiar ideas e información. No dirige al grupo, ni intenta distraer o entretener.
El papel de facilitador empresarial tiene similitudes con los roles tradicionales de presidente o secretario en una reunión, pero va más allá de ellos para participar activamente y guiar al grupo hacia el consenso.
Es importante tener en cuenta que las tareas y responsabilidades enumeradas a continuación no necesitan ser cubiertas por un solo facilitador. El papel del facilitador a menudo es compartido por varias personas, por ejemplo, una persona puede organizar la logística antes de la reunión, otra persona puede mantener el tiempo y monitorear la agenda durante la reunión, y una tercera persona puede ser responsable de registrar los acuerdos.
Antes de una reunión, los facilitadores deben:
- Realizar la documentación necesaria para la reunión
- Averiguar el propósito y el objetivo (si corresponde) de la reunión
- Establecer quién necesita asistir
- Elaborar un borrador de agenda y diseñar los procesos para lograr los resultados necesarios
- Compartir la agenda con posibles asistentes, cambiándola según sea necesario
- Asegurarse de que todos están informados de la reunión y que todos saben el propósito y objetivos de la misma
Durante la reunión, los facilitadores deben:
- Monitorizar la agenda
- Ajustarse a los tiempos
- Gestionar el proceso grupal
- Fomentar la participación de todos los asistentes
- Ayudar a los participantes a comprender diferentes puntos de vista
- Fomentar soluciones que incorporen diversos puntos de vista
- Gestionar el comportamiento de los participantes
- Crear un ambiente seguro de participación
- Enseñar nuevas habilidades de pensamiento y facilitar actividades de pensamiento estructurado
- Tomar registro de los acuerdos. También pueden anotar los problemas no resueltos para su posterior debate
El facilitador puede registrar y hacer llegar los resultados de la reunión a todos los interesados, incluidos aquellos que no pudieron asistir.